Передача дел от бухгалтера – кассира при уходе в отпуск

Следует заметить, что нет ни одного официального нормативного документа или норматива по бухгалтерскому обслуживанию, в котором бы четко была бы прописана процедура передачи дел от одного работника бухгалтерии другому. Поэтому каждая организация сама разрабатывает правила передачи дел, основываясь на общих нормативно-правовых актах Российской Федерации, которые регулируют работу бухгалтерского отдела.

Документы для передачи дел

Разработанный и установленный порядок передачи дел следует закрепить локальным документом, который бы имел вид инструкции. Примером такого документа, на который можно ориентироваться при составлении инструкции, является Инструкция № 25-12/38, которая определят порядок приема и сдачи дел главбухами, которая была утверждена Минздравом СССР еще в 1979 году.

Организация может составить документ и указать в нем, что передача дел бухгалтером-кассиром основывается на приказе руководителя организации и оформляется актом произвольной формы проверки кассы с указанием реквизитов, которые указаны в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Также при составлении собственных нормативных документов следует обратить внимание на правильность их оформления. Для этого можно воспользоваться ГОСТом Р 6.30-2003, где прописаны требования по оформлению официальных документов.

Отметим, что следующий порядок является лишь примерным и по большому счету передача вообще может быть не оформлена никакими актами, так как никаких официальных правовых актов на этот счет не существует.

Итак, с учетом того, что кассир является лицом материально ответственным, то согласно Закону № 129-ФЗ, который действовал до первого января 2013 года, раньше необходимо было провести инвентаризацию при смене или замене материально ответственного сотрудника.

Что касается нового Закона № 402-ФЗ, то в нем такое требование отсутствует. В статье 11-й, в третьей ее части, указано, что объекты инвентаризации, а также сроки и порядок ее проведения определяются самой организацией, имеющей экономический статус. Исключение составляют случаи обязательной инвентаризации, которые устанавливаются российским законодательством, а также отраслевыми стандартами. Смена материального ответственного лица к таким случаям не относятся.

Тем не менее, в целях сохранности материальных средств, желательно все-таки при передаче дел другому кассиру, провести инвентаризацию кассы.

Порядок инвентаризации

Бухгалтерская и финансовая отчетность – вещь непростая и имеет много нюансов, известных только специалистам. Поэтому порядок инвентаризации в кассе целесообразно проводить в соответствии со вторым разделом Методических указаний, утвержденных Минфином от 13 июня 1995 года, где расписаны общие правила по организации и проведению инвентаризации.

В любой организации для проведения инвентаризации объекта должна быть организована комиссия по инвентаризации, в которую должны входить представители администрации, бухгалтер, технические специалисты, представители внутреннего аудита. Состав комиссии утверждается приказом в форме № ИНВ-22.

Помимо этого в приказе должна быть указана причина инвентаризации (в нашем случае – смена бухгалтера-кассира); имущество, которое подлежит инвентаризации (в данном случае – денежные средства), а также дата ее проведения.

Перед началом проверки кассы комиссией должны быть также получены самые последние расходные и приходные документы, а также отчеты о движении денег и материальных ценностей. Далее составляется расписка, в которой кассир отмечает, что все документы и материальные ценности оприходованы и сданы в бухгалтерию.

Ход инвентаризации

Инвентаризация должна затрагивать все рабочие документы кассира от кассовой книги, до расходных и приходных ордеров. Должна также проводиться сверка денежных средств в кассе с данными из кассовой книги. Процесс инвентаризации должен проходить при личном участии кассира.

По результатам инвентаризации составляется соответствующий акт по известной форме № ИНВ-15, которая утверждена Госкомстатом 18.08.1998 года, возможно составление акта по специально разработанной организацией форме, только с указанием реквизитов, установленных статьей девятой Закона номер 402-ФЗ.

Если при инвентаризации выявлена недостача или наоборот излишки, то кассиру следует дать письменное объяснение. Если кассир отказывается письменно изложить причины возникновения несоответствия средств, то необходимо составить под роспись соответствующий акт, если же кассир отказывается ставить подпись, то и это должно быть отражено в акте.