Услуги такси бухгалерский учет

Отражение услуг такси в бухгалтерском учете нередко вызывает затруднения у бухгалтеров, которым приходится учитывать траты этого типа. Такая необходимость возникает в различных ситуациях, и каждый раз есть определенные особенности бухучета.

В процессе хозяйственной деятельности услуги такси могут потребоваться для транспортировки персонала от дома к офису или другому рабочему месту и в обратном направлении, посещения клиентов и контрагентов, а также для перемещений сотрудников, пребывающих в командировке, к рабочему мести и месту временного проживания, к вокзалу, аэропорту, автобусной станции и т.п. Кроме того, оплата проезда является частью представительских расходов.

Расходы на проезд в такси работника

С точки зрения бухгалтерии учет расходов на перевозку персонала таким видом транспорта зависит от того, находится ли он командировке на момент использования таких услуг и для каких целей они требуются.

1 вариант – Перемещение работника во время командировки

Откомандированный работник может пользоваться услугами перевозки, чтобы добраться до рабочего места и жилья, выделенного ему на время командировки, до аэропорта или вокзала.

По Налоговому кодексу расходы на командировки относятся к категории других производственных и реализационных. В состав этих затрат входит в том числе оплата поездки откомандированного к месту выполнения полученного задания и в обратном направлении. При этом закон не содержит указаний по поводу вида используемого транспорта. Исходя из разъяснений Министерства финансов, можно сделать вывод о том, что плата за поездку на такси во время командировки относится к другим расходам, если потребность в таких тратах экономически обоснована и есть бумаги, которые подтверждают оплату. Это квитанции или чеки, выданные при помощи контрольно-кассовой техники.

Правительство в своем постановлении от 14 февраля 2009 года перечислило реквизиты, которые должны в обязательном порядке присутствовать в подобных документах:

• Данные перевозчика – название, адрес, ИНН и контактный телефон.
• Название, регистрационный номер и серия платежного документа.
• Стоимость услуги.
• Дата, когда произошла оплата и выдана квитанция.
• Сведения об уполномоченном лице – ФИО и подпись.

Если хоть один из этих обязательных элементов в документе отсутствует, он не может быть принят в качестве доказательства понесенных затрат на поездку сотрудника.

Что касается обоснования таких трат с экономической точки зрения, с этой целью необходимо истребовать у работника служебную записку с описанием оснований для выбора такого транспорта. Аргументом может быть значительная удаленность рабочего места или места нахождения жилья на время командировки от станции метро, остановки автобуса или другого общественного транспорта или неудобный рабочий график, обуславливающий сложности с проездом. Если веских обоснований для использования такси не найдется, лучше добираться до места назначения другим способом или не учитывать расходы в качестве реализационных и производственных.

2 вариант – Проезд от места проживания до офиса (рабочего места) и в обратном направлении

Вопрос, есть ли основания для учета расходов на такие услуги, вызывает оживленные споры в среде бухгалтеров. Кроме того, присутствие в документации таких сумм привлекает пристальное внимание со стороны представителей контролирующих органов во время проверок состояния бухучета. Поэтому стоит проявлять особую осторожность и принимать к учету затраты на услуги такси только при наличии веских оснований для этого.

Из разъяснений Минфина можно сделать вывод о возможности включения подобных трат в сумму расходов, на которые уменьшается налог, при таких условиях.

• Поездки рассматриваемым способом оправданы неудобным расположением рабочего места, его удаленностью от станций метро, автобусных и троллейбусных остановок либо рабочим графиком, затрудняющим пользование такими видами транспорта. Обоснование необходимости поездок на такси следует зафиксировать в приказе, закрепляющем правила использования такого способа транспортировки персонала.
• В трудовом, коллективном договоре или в обоих этих документах зафиксирована транспортировка при помощи такси как часть системы оплаты труда. При этом должна быть возможность вычислить, какой доход приходится на определенного сотрудника.
• Транспортные расходы могут приниматься к учету исключительно при наличии подтверждающих документов.

3 вариант – Выезды к клиентам и контрагентам

Потребность в использовании услуг такси нередко связана с характером бизнеса, который ведет компания. Так, для расширения базы клиентов, повышения качества их обслуживания и роста уровня продаж работники могут направляться к партнерам и заказчикам без оформления командировки.

При таких обстоятельствах оплата использования такого вида транспорта может приниматься во внимание как расходы, если она совершается для решения рабочих задач. Следует задокументировать поездку на такси и обосновать ее служебную необходимость письменно. Для этого издается приказ со списком работников, которые имеют право при выполнении служебных обязанностей пользоваться таким видом транспорта. Когда это требуется, работники должны письменно обосновывать такую потребность в служебных записках.

Если постоянные поездки обусловлены характером должностных обязанностей, это фиксируется в трудовом договоре с соответствующим работником или во внутреннем акте компании.

Если персоналу постоянно нужно ездить на такси, целесообразно для упрощения учета оплаты заключить соглашение с фирмой, предоставляющей услуги по перевозке пассажиров. В таком случае расчеты будут осуществляться в соответствии с договором или по выставленным счетам, а подтвердить понесенные затраты можно будет при помощи выписки из банка и бумаг, предоставленных компанией-перевозчиком.

Расходы на такси как представительские расходы

Проведение переговоров, различных деловых встреч и приемов требуется практически любой компании. Участников таких мероприятий необходимо доставлять к месту их проведения и отвозить обратно. Такие траты прямо прописаны в Налоговом кодексе как представительские. Чтобы принять их к учету, следует оформить ряд бумаг.

• Приказ по компании о проведении приема, симпозиума, конференции и т.п., а также о необходимых расходах.
• Смета с суммами предстоящих расходов на выполнение представительских функций.
• Отчет о фактических затратах.

При учете представительских расходов следует принимать во внимание, что их сумма, учтенная на протяжении определенного отчетного периода в составе других затрат, не может превышать 4 процентов общих затрат на оплату труда.

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Определять правила оплаты перевозки персонала уполномочен руководитель компании. Путем издания приказа либо оформления локального акта он принимает решение об оплате использования такси. В бухучете соответствующие суммы трат, если они подтверждены документально, учитываются в качестве затрат по обычным видам хозяйствования.

Если такие транспортные расходы производятся за наличные, основанием для их отражения в учете является авансовый отчет соответствующего сотрудника с приложенными к нему бумагами, подтверждающими оплату.

При этом в бухучете осуществляются такие проводки.

• Отражение представительских расходов на оплату перевозки персонала, соответствующих затрат во время командировки или в связи с выполнением заданий по работе.
• Возмещение затрат работника. Для их учета подается служебная записка с описанием пути следования и обоснованием транспортных затрат, а также бумаги, в которых зафиксирован факт оплаты.

При заключении соглашения с компанией-перевозчиком расходы отображаются посредством такой проводки.

• Затраты на рабочие поездки персонала.

Решение вопросов бухучета, особенно таких неоднозначных, как отражение оплаты поездок на такси, требует от бухгалтера обширных профессиональных знаний и навыков, внимания ко всем нюансам и ответственного отношения к документированию транспортных расходов. Всеми этими качествами обладают сотрудники нашей компании.

Доверяя нам свою бухгалтерию, вы получаете гарантию на оперативное и грамотное оформление всех необходимых проводок, качественную подготовку документов и отсутствие проблем с контролирующими органами. При этом расценки у нас ниже средних в отрасли.